Autenticazione di Copie
Attesta la conformità all'originale delle copie di documenti.
Può essere effettuata dal Pubblico ufficiale che lo ha emesso o presso il quale è depositato l'originale, dal funzionario competente a ricevere la documentazione.
Nel caso di atti e documenti conservati o rilasciati da una pubblica amministrazione (es. pubblicazioni, titolo di studio o di servizio) l'autentica della copia può essere sostituita da una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà (art. 47 DPR 445/2000) con la quale il dichiarante attesta la conformità all'originale della copia prodotta.
E' esclusa la autenticazione della copia di un'altra copia, anche se a sua volta già autenticata.
Come si fa?
L'interessato deve esibire il documento originale e una fotocopia del documento in originale, che riproduca integralmente e fedelmente l'originale senza omissioni.
L'autentica della copia di un documento da produrre ad una pubblica amministrazione può essere fatta dal dipendente competente a ricevere il documento, dietro esibizione dell'originale. In questo caso la copia autenticata può essere utilizzata solo nel procedimento in corso.
Cosa Occorre?
- Documento originale e la fotocopia da autenticare
- Una marca da bollo da 16,00 € e 0,52 € per diritti di segreteria ogni quattro facciate del documento (salvo casi di esenzione)
Autenticazione di firme
L'autenticazione di firma consiste nell'attestazione, da parte del funzionario incaricato, che la sottoscrizione in fondo ad una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà o ad una istanza è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell'identità della persona che sottoscrive.
L'autentica di firma è possibile per:
- dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà fatte per attestare fatti, stati e qualità personali di cui il dichiarante sia a diretta conoscenza riguardanti se stesso e altre persone, non autocertificabili, da presentare a soggetti privati (banche, assicurazioni, ecc.);
- istanze da presentare a privati (mai a uffici pubblici o gestori di pubblico servizio);
- deleghe per la riscossione di benefici economici (esempio pensioni) da parte di terze persone.
- passaggio di proprietà di bene mobili registrati (auto, moto, ecc.)
Le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà e le istanze da produrre a pubbliche amministrazioni e a gestori di pubblici servizi non prevedono l'autenticazione della sottoscrizione; possono essere presentate direttamente al dipendente addetto ovvero sottoscritte e presentate unitamente a fotocopia non autenticata di un documento di identità.
Solo nel caso in cui l'istanza e la dichiarazione riguardino la riscossione da parte di terzi di benefici economici, benché destinate a pubbliche amministrazioni e gestori di pubblici servizi, la sottoscrizione andrà autenticata.
N.B. Non si possono autenticare dichiarazioni aventi valore negoziale (es. manifestazioni di intenti, di volontà, procure, accettazioni, rinunce, quietanze liberatorie, ecc.).
Come si fa?
Per l'autentica di firma è necessario presentarsi personalmente presso l'ufficio Anagrafe con la documentazione da autenticare, debitamente compilata con esclusione della firma e della data che devono essere apposte di fronte all'ufficiale incaricato.
Cosa Occorre?
- Documento di riconoscimento in corso di validità
- Documentazione da autenticare
- Una marca da bollo da 16,00 € e 0,52 € per diritti di segreteria ogni quattro facciate del documento (salvo casi di esenzione)
Autentica di firme - casi particolari
La normativa (D.P.R. n. 445/2000) attribuisce al funzionario dell’ufficio anagrafe incaricato dal sindaco il potere di attestare l’autenticità della firma in calce ad atti relativi a:
- Consenso da parte degli aspiranti all’adozione, all’incontro fra questi ed il minore da adottare (art. 31, comma 3 lett.e, legge 4 maggio 1983, n. 184)
- Nomina del difensore, del mandato, della procura speciale o qualsiasi altro atto per cui il codice di procedura penale preveda l’autentica (art. 39 del decreto legislativo n. 271 del 28.07.1989)
- Votazione per l’elezione degli organi di ordini professionali (D.P.R. n. 169 del 08.07.2005)
- Vendita e costituzione di diritti reali di garanzia relativi a beni mobili registrati, quali automobili, motocicli, rimorchi, imbarcazioni, ecc.( art.7 decreto legge n.223 del 04.07.2006 convertito in legge 248 del 04.08.2006)
- Sottoscrizioni apposte in calce alla manifestazione di volontà alla cremazione effettuata dai congiunti del defunto in mancanza di disposizione testamentaria (Art. 79 DPR n. 285/1990)
- Atti previsti dall'art. 14 della Legge 21.3.1990 n. 53 e successive modifiche ed integrazioni (Misure urgenti atte a garantire maggiore efficienza al procedimento elettorale)
Atti e documenti da valere all'estero
Se l'atto deve essere prodotto all'estero e se si vuole che mantenga validità legale a tutti gli effetti, la sottoscrizione del dipendente comunale autenticatore deve a sua volta essere legalizzata o apostillata nell'apposito Ufficio a ciò preposto presso la Prefettura.
Cosa fare se la persona è impossibilitata ad apporre la firma
- Se il dichiarante non è in grado di firmare, è sufficiente che apponga un segno di croce sul documento.
- Se il dichiarante, capace di intendere e di volere, ha una impossibilità fisica alla firma (tutto quanto rientra nell'incapacità fisico/materiale di reggere una penna), al posto della firma si scriverà "impossibilitato alla firma per incapacità fisica" e poi procederà all'autenticazione; in questo caso comunque il richiedente, pur non riuscendo ad apporre dei segni grafici in calce al documento, manifesta con le parole o con i gesti la propria volontà alla sottoscrizione.
- Se il dichiarante, oltre a non essere in grado di firmare il documento, non è in grado di manifestare una propria volontà per incapacità di intendere e di volere, non si potrà procedere ad alcuna autenticazione di sottoscrizione. Se i congiunti si trovassero quindi nell'impossibilità, a causa della mancanza del documento con sottoscrizione autenticata, di presentare istanze nell'interesse dell'incapace e se l'incapacità risulta non temporanea sarà necessario che adottino le procedure di legge previste per la nomina di Amministratori di sostegno o tutori.
La firma dovrà necessariamente essere apposta davanti all'ufficiale di anagrafe
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